רשומה מוסדית מוגדרת בפקודת הראיות [נוסח חדש], תשל"א - 1971, כך: "רשומה מוסדית" - מסמך, לרבות פלט, אשר נערך על ידי מוסד במהלך פעילותו הרגילה של המוסד; ובהמשך, סעיף 36 קובע במפורש את התנאים לקבילותה של רשומה מוסדית וכולל שני תנאים בסיסיים הנדרשים במקרה שלנו: "36. קבילות רשומה מוסדית (א) רשומה מוסדית תהא ראיה להוכחת אמיתות תוכנה בכל הליך משפטי אם נתקיימו כל אלה - (1)               המוסד נוהג, במהלך ניהולו הרגיל, לערוך רישום של האירוע נושא הרשומה בסמוך להתרחשותו. (2)               דרך איסוף הנתונים נושא הרשומה ודרך עריכת הרשומה יש בהם כדי להעיד על אמיתות הרשומה יש בהם כדי להעיד על אמיתות תוכנה של הרשומה." נטל הוכחת תנאי הקבילות הבסיסיים של רשומה מוסדית הנזכרים לעיל, מוטל על הצד המעוניין להגישה. הגשת מסמך כ"רשומה מוסדית" נעשית, אפוא, על דרך של הגשתו בתצהיר, ובין בתעודת מומחה, שבהם יש להוכיח את תנאי הקבילות הבסיסיים (ר' י. קדמי, "על הראיות", כרך שני, עמ' 848 סעיף 2, מהדורה משולבת, תשס"ד - 2003). כמו כן, הובעה הדעה כי ניתן להוכיח את תנאי הקבילות הבסיסיים שבסעיף 36(א)(1)ו-(2) הנ"ל גם בעדות בעל-פה (ראה (ת"א) 103072/97 בנק המזרחי המאוחד בע"מ נ' פלוטניק עוזיאל ). פקודת הראיותרשומה מוסדיתראיות